Die Rheinland-Pfälzische Technische Universität Kaiserslautern-Landau (RPTU) hat Bird UX mit der Neugestaltung ihrer internen Rundmails beauftragt. Die bisher rein textbasierten Rundmails sollten in moderne, barrierefreie HTML-Mailings transformiert werden, die Lust auf Lesen machen.
Zuvor erreichten die Informationen Studierende und Mitarbeitende als unformatierte Textblöcke, das ist zwar funktional, aber wenig einladend. Unser Auftrag umfasste die Entwicklung zweier Rundmail-Templates (Sammel- und Einzelrundmail) jeweils für Desktop und Mobile, unter Einhaltung der WCAG-AA-Richtlinien.
Von nüchternem Plain Text zu strukturiertem Design, Scannbarbeit und schneller Orientierung
Der RPTU-Newsletter vor dem Re-Design: eine rein textbasierte E-Mail mit lagem, unformatierten Text.
Gerade im Newsletter spielen visuelle Hierarchie und das Gestaltprinzip der Nähe/Proximity eine große Rolle. Denn je schneller Empfänger*innen wahrnehmen und verstehen können, ob und welche Inhalte für sie relevant sind, desto eher beschäftigen sie sich mit dem Inhalt. Dies ist vor allen Dingen bei Informationen, die regelmäßig im Postfach landen (müssen) relevant, da es sonst passieren kann, dass Reflex (Mail löschen) statt Reflexion (sich mit dem Inhalt der Mail beschäftigen) dominiert.
Beim Design der RPTU HTML- Newsletter hatten deshalb Typografie, Farbkombinationen, sowie Abstände und Whitespace unsere ganze Aufmerksamkeit, da sich damit Struktur und Orientierung schaffen lassen. Zusätzlich musste das Design natürlich am bestehenden Corporate Design orientieren und zusätzlich WCAG 2.2-AA konform sein.
Wie wir 20 Themen, 3 Zielgruppen und 3 Veranstaltungslocations unter einen Hut brachten
Für die Sammelrundmail, die thematisch eine ganze Reihe an Inhalten für diverse Zielgruppen umfasst, gestalteten wir eine Lösung mit klarer Headline Struktur, Icons und Farbcodierung.
Aus zuvor 20 Themen für drei Empfängergruppen (Studierende, Mitarbeitende, alle) an drei Standorten (Kaiserslautern, Landau, alle oder online) wurden 6 Themencluster (Veranstaltungen – Freizeit, Veranstaltungen – Lehre, Veranstaltungen – allgemein, Meldungen, Campus (Life), Sonstiges), die farblich codiert wurden.
Die Farbcodierung der Themencluster erhöht die Orientierung und Informationserfassung erheblich und hilft den Empfänger*innen, relevante Informationen auf einen Blick zu erfassen. Zudem konnten wir aus dem Icon Fundus der RPTU geeignete Icons auswählen, welche ideale visuelle Anker für die Unterthemen (z. B. Veranstaltungen – Freizeit/Sport) sind.
Zusätzlich erforderten technische Vorgaben wie Dateigröße und die Verwendung websicherer Schriften (Arial statt der im Corporate Design vorgesehen Hausschrift) pragmatische Lösungen.
Der RPTU-Newsletter nach dem Re-Design: WCAG 2.2-AA konforme, strukturierte HTML-Rundmails mit farbcodierten Themenclustern, Icons für Unterthemen (Veranstaltungen – Freizeit/Sport und Veranstaltungen – Lehre/Wissenschaft) und klaren visuellen Hierarchien.
Kommunikationsoptimierung mit durchdachter Struktur und Ästhetik
Das Projekt zeigt, wie durchdachtes Design Kommunikation verbessert: Visuelle Hierarchien durch gezielt eingesetzte Schriftgrößen und Abstände lenken die Aufmerksamkeit, klare Strukturen erleichtern die Navigation, und Barrierefreiheit stellt sicher, dass wirklich alle Empfänger*innen die Informationen nutzen können.
Die RPTU erreicht mit den neuen Mailing-Templates nun über 20.000 Studierende und Mitarbeitende an den zwei Standorten Kaiserslautern und Landau – mit Rundmails, die nicht nur besser aussehen, sondern laut Unternehmenskommunikation vor allem besser funktionieren.
“Wir haben bisher nur positive Rückmeldungen erhalten. Die neue Rundmail bietet mit ihrer Struktur und dem neuen Design einen echten Mehrwert.”
Iris Fares, Universitätskommunikation RPTU
